Table des matières

1.      Introduction

La présente politique de confidentialité (ci-après « la Politique ») concerne la relation entre les Centres de Santé Polyvalents SoMeD, et toute personne bénéficiant ou souhaitant bénéficier des soins médicaux et/ou dentaires dans les Centres de Santé SoMeD.

2.      DÉFINITIONS

Pour l’interprétation et l’exécution de la présente Politique, les termes employés ci-après sont définis de la façon suivante :

« Patient » désigne la personne bénéficiant ou souhaitant bénéficier des soins proposés par les Centres de Santé SoMeD, le terme de Patient incluant le « Patient potentiel » ;

« Données à caractère personnel » ou « Données » désignent toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique ;

« Données de santé » désigne les Données à caractère personnel susceptibles de révéler l’état de santé d’une personne. Entrent dans cette notion trois catégories de données :

• Celles qui sont des données de santé par nature (antécédents médicaux, maladies, prestations de soins réalisés, résultats d’examens, traitements, handicap, etc.),
• Celles, qui du fait de leur croisement avec d’autres données, deviennent des données de santé en ce qu’elles permettent de tirer une conclusion sur l’état de santé ou le risque pour la santé d’une personne (croisement d’une mesure de poids avec d’autres données, croisement de la tension avec la mesure de l’effort, etc.),
• Et enfin celles qui deviennent des données de santé en raison de leur destination, c’est-à-dire de l’utilisation qui en est faite au plan médical.

Cette définition comprend, par exemple, les données relatives à l’état physiologique ou biomédical d’une personne ;

« Délégué à la Protection des Données » ou « DPO » désignent la personne en charge de conseiller et de contrôler le Responsable de traitement en matière de protection des Données à caractère personnel. En l’espèce, le DPO de SoMeD Santé est Monsieur Elie OHAYON, et est joignable par courrier à l’adresse suivante : SoMeD Santé, 2-8 rue Sarah Bernhardt, 92600 Asnières, et par email à l’adresse suivante : eohayon@somedsante.fr ;

« Centres SoMeD » désigne les Centres de Santé Polyvalents SoMeD, au sein desquels sont prodigués les soins médicaux et/ou dentaires ; « SoMeD Santé » désigne l’ensemble des Centres SoMeD ;

« Responsable de traitement » désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens des traitements des Données à caractère personnel, en l’occurrence SoMeD Santé ;

« Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement dans le cadre d’un service ou d’une prestation ;

« Doctolib » désigne la plateforme en ligne à partir de laquelle un Patient peut prendre un rendez-vous dans l’un des Centres SoMeD. Ces derniers utilisent tous le logiciel médical de gestion des consultations mis au point par Doctolib ;

« Traitement » désigne toute opération portant sur des Données à caractère personnel, notamment l’enregistrement, la collecte, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion et toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction, sans que cette liste soit exhaustive ;

3.      FINALITÉS ET BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS DE DONNÉES

Les Données à caractère personnel des Patients sont collectées et traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, sur la base de fondements légaux et dans la mesure strictement nécessaire aux finalités décrites ci-dessous.

Si les Patients ne permettent pas à SoMeD Santé de traiter leurs données personnelles, SoMeD Santé ne pourra pas traiter leurs demandes et les Patients ne pourront pas bénéficier des soins proposées par les Centres SoMeD.

Les Centres SoMeD traitent les données relatives à leurs Patients sur le fondement des articles 9.2.a (le consentement des personnes concernées) et 9.2.h (traitement aux fins de la médecine préventive et de diagnostic médicaux) du RGPD, et ce pour les finalités suivantes :

• Prise de rendez-vous et gestion des consultations ;
• Diagnostics médicaux et dermatologiques et mise en œuvre des soins et prestations ;
• Gestion des dossiers médicaux et suivi des Patients ;
• Prise en charge des patients par les Centres SoMeD ;
• Envoi de courriers aux confrères ;
• Établissement de statistiques relatives aux soins et aux Centres.

Conformément à la réglementation en vigueur, et sans risque d’incompatibilité avec les finalités initiales ci-dessus, SoMeD Santé peut traiter certaines Données à des fins de recherche scientifique ou à des fins statistiques.

D’autres Traitements sont réalisés par SoMeD Santé sur la base d’intérêts légitimes qu’il poursuit, notamment :

• Tenue de sa comptabilité ;
• Amélioration des traitements ;
• Opérations de statistiques relatives à la fréquentation des Centres.

SoMeD Santé peut traiter certaines Données aux fins de respect d’obligations légales ou réglementaires :

Enfin, SoMed Santé utilise les services de la plateforme Doctolib. Conformément à la politique de protection des Données à caractère personnel mise en œuvre par ce prestataire (https://www.doctolib.fr/terms/agreement), Doctolib est Responsable du traitement de vos Données dans le cadre de la création et gestion d’un « Compte Utilisateur » et de la navigation sur son site.

SoMeD Santé est quant à elle Responsable du traitement des Données collectées dans le cadre de la prise d’un rendez-vous par un Patient via ladite plateforme.

Doctolib veille à la sécurité et à la confidentialité de vos données en hébergeant celles-ci sur des serveurs certifiés « Hébergeurs de données de santé » conformément à la réglementation en vigueur.

Vous pouvez exercer l’ensemble des droits définis à l’article 6 ci-dessous conformément à la Politique de protection des Données de Doctolib, ou en suivant les instructions définies à l’article 7 de la présente Politique.

Pour les Données traitées par SoMeD Santé sans l’intermédiaire de Doctolib, celles-ci sont également hébergées sur ses propres serveurs et/ou chez des « Hébergeurs certifiés données de santé ». 

4.      DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les destinataires des Données à caractère personnel collectées et traitées par SoMeD Santé sont :

• La plateforme Doctolib et les autres plateformes en ligne utilisée par SoMeD Santé dans le cadre de la gestion des activités de ses Centres ;
• Les professionnels de santé et personnel médical et para-médical des Centres SoMeD ;
• Les organismes d’assurance maladie ;
• Les organismes de mutuelle et prévoyance ;
• Les organismes de recherche dans le domaine de la santé et les organismes spécialisés dans l’évaluation des pratiques de soins.

5.      DURÉES DE CONSERVATION DES DONNÉES

SoMeD Santé s’engage à respecter les durées de conservation des Données imposées par la règlementation en vigueur.

Conformément à l’article R.1112-7 du Code de la santé publique, les Données collectées par SoMeD Santé lors de la prise en charge des Patients par les Centres de Santé SoMeD sont conservées pendant une durée totale de vingt (20) ans à compter de la dernière consultation.

Pour le Patient mineur à la date de la consultation et ladite durée de conservation s’achève avant son vingt-huitième (28^e) anniversaire, la conservation du dossier médical est prorogée jusqu’à cette date.

Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de dix (10) ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix (10) ans à compter de la date du décès.

Ces délais sont suspendus par l’introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale d’un Centre SoMeD ou des professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l’établissement.

6.      DROITS DES PATIENTS

SoMeD Santé est en charge de la mise en œuvre des droits dont disposent les Patients sur leurs Données à caractère personnel.

Les droits des Patients sont les suivants :

• Droit d’information

SoMeD Santé s’engage à délivrer aux Patients, de façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, une information sur les conditions et modalités du Traitement de leurs Données.

L’information permet aux Patients de conserver la maîtrise des Données les concernant.

• Droit d’accès aux Données

Le Patient peut demander à SoMeD Santé en tant que Responsable de traitement la confirmation que leurs Données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées.

Si SoMeD Santé traite effectivement des Données, le Patient peut en contrôler l’exactitude en sollicitant une copie lisible, dans un format compréhensible, de toutes informations que SoMeD Santé détient le concernant.

• Droit de rectification des Données

Le Patient peut demander la modification de ses Données à caractère personnel lorsque celles-ci sont erronées ou incomplètes.

• Droit d’opposition au Traitement

Le Patient peut s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que ses Données soient utilisées pour des finalités précises.

• Droit de retrait

Le Patient peut retirer, à tout moment, son consentement lorsque le Traitement est fondé sur ce dernier.

• Droit à la limitation du Traitement

Le Patient peut solliciter que le Traitement de ses Données à caractère personnel soit bloqué pendant un certain temps, notamment le temps d’examiner une demande d’exercice des droits.

• Droit à l’effacement des Données

Le Patient peut demander l’effacement des Données que SoMeD Santé, en tant que Responsable de traitement détient sur lui, sous réserve que des motifs impérieux ou légaux ne permettent à SoMeD Santé de les conserver.

Le Responsable de traitement s’engage à supprimer les Données à caractère personnel lorsque :

• Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• Lorsque le Patient retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’aucun autre fondement juridique au Traitement n’existe ;
• Le Patient s’oppose au Traitement dans les conditions déterminées par le RGPD et que SoMeD Santé n’a pas de motif légitime ou impérieux pour refuser la demande ;
• Les Données à caractère personnel ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;
• Lorsque la loi impose au Responsable de traitement d’effacer les Données.

• Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si le Patient estime que ses droits ne sont pas respectés, il bénéficie de la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy TSA 80715 /75334 Paris Cedex 07.

• Droit à la portabilité des Données

Le Patient peut solliciter la récupération de ses Données à caractère personnel pour son propre usage ou dans le but de les communiquer à un autre organisme.

7.      EXERCICE DES DROITS

Pour toute demande d’exercice de droits, le Patient est invité à contacter le DPO de SoMeD Santé directement par voie postale à l’adresse : SoMeD Santé, 2-8 rue Sarah Bernhardt, 92600 Asnières et par email à l’adresse suivante : eohayon@somedsante.fr.

SoMeD Santé pourra demander la communication de la copie d’une pièce justificative d’identité si nécessaire.

SoMeD Santé s’engage à répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande complète. Ce délai peut néanmoins être prorogé de deux (2) mois supplémentaires compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçues.

8.      MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

SoMeD Santé se réserve le droit de modifier la présente Politique.

En tout état de cause, les Patients sont invités à consulter régulièrement la présente Politique dont la date de mise à jour est indiquée en première page.

9.  COORDONNÉES

SoMeD Santé peut être contacté à l’adresse suivante : 2-8 rue Sarah Bernhardt, 92600 Asnières.

Le DPO peut être joint à l’adresse postale suivante : SoMeD Santé, Mr Elie OHAYON, 2-8 rue Sarah Bernhardt, 92600 Asnières et à l’adresse électronique suivante : eohayon@somedsante.fr.